Ohjeita tietosuoja-asetukseen

Yleensä asiakkaamme ovat rekisterinpitäjiä ja Ajas on tiedon käsittelijä. Tarjoamme asiakkaillemme ohjeita tietosuoja-asioissa. Tietosuojan päivittäminen ja siitä huolehtiminen on jatkuva prosessi. Jollet ole ehtinyt päivittää käytäntöjäsi ajan tasalle vielä 25.5 mennessä, toimenpiteitä ei ole syytä pystäyttää vaan päin vastoin nyt on syytä tarttua rohkeasti toimeen.

Virallisia ohjeita aiheeseen löytyy Tietosuojavaltuutetun toimiston sivustolta, joka on tietosuojan valvontaviranomainen Suomessa. Käytämme ensisijaisena lähteenä viranomaisen tarjoamaa tietoa. tietosuoja.fi/organisaatiot

Täydennämme ohjeita ja tietoja parhaamme mukaan aina kun viranomaiset tarkentavat omia ohjeitaan.

Lyhyesti periaatteelliset ohjeet Ajas-käyttäjille ovat:

  1. Osoita noudattavasi tietosuojasäännöksiä. Laadi seloste käsittelytoimista ja perustele miksi käsittelet tietoa.
  2. Kerro asiakkaalle, että tallennat hänen tietonsa ja käsittelet niitä.
  3. Kerro rekisteröidylle hänen oikeutensa. Rekisteröidyllä on oikeus nähdä hänestä tallennetut tiedot sekä pyytää rekisterinpitäjää poistamaan kaikki tietonsa. Tietoja ei kuitenkaan tarvitse poistaa muun muassa, mikäli jokin muu, kuten potilastietoja koskeva lainsäädäntö velvoittaa ne säilyttämään. Ajas tarjoaa helpottavat työkalut kumpaankin toimenpiteeseen.
  4. Hanki tietosuojavastaava, mikäli käsittelette arkaluonteisia tietoja, kuten tietoja potilaan terveydestä. Samoin tietosuojavastaava tulee nimittää mikäli seuraatte ihmisiä laajamittaisesti ja järjestelmällisesti.
  5. Valmistaudu huolehtimaan tietoturvaloukkauksen jälkitoimista. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta täytyy ilmoittaa valvontaviranomaiselle, jos loukkauksesta voi aiheutua riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietoturvaloukkaus on tapahtunut jos henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, henkilötietoja luovutetaan luvattomasti tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole käsittelyoikeutta. Rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa asiasta Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Ajas ilmoittaa tietoturvaloukkauksen havaitessaan asiasta rekisterinpitäjälle. Laadithan sisäiset ohjeet toiminnasta tietoturvaloukkauksen varalta.

Lisäksi käytännön ohjeita

  1. Käytä riittävän monimutkaisia salasanoja. Salasanan tulisi olla mahdoton arvata ja riittävän pitkä, jotta sitä ei voida selvittää kokeilemalla missään järjellisessä ajassa.
  2. Huolehdi siitä että muilla ei ole pääsyä koneelle, kun olet kirjautuneena järjestelmään.
  3. Käytä vain henkilökohtaisia tunnuksia, ei kaikille tai useille henkilöille jaettuja tunnuksia. Tällöin esimerkiksi yhden henkilön salasanojen vuotaminen saadaan nopeasti havaittua sekä paikannettua ja haitat minimoitua. Asiakaspalvelumme auttaa tässä tarvittaessa. Suosittelemme myös siirtymään Ajas Touch -järjestelmän käyttöön.
  4. Huolehdi käyttäjien oikeuksien hallinnoinnissa siitä, että tietoon pääsee käsiksi vain sovitut henkilöt. Jos asiakkaan antamat tiedot ovat koko organisaation nähtävissä, yrityksesi tulee informoida asiakasta siitä rekisteriselosteessa.
  5. Hoitoalalla hoitotiedot tulisi tallentaa Kanta-arkistoon, joka huolehtii erittäin arkaluonteisen tiedon käsittelystä.
  6. Jos asiakkaan tiedot saavat näkyä vain potilaalle ja häntä hoitavalle henkilölle, huolehdi siitä että otat korotetun turvallisuustason käyttöön. Tähän tarjoamme lisää ohjeita pian.

Muita ohjeita tarjoamme suoraan asiakkaillemme ja päivitämme tietosuojaohjeistuksia jatkuvasti. Julkaisemme myös lähiaikoina ominaisuuksia, jotka auttavat esimerkiksi markkinointilupien pyytämisessä ja käsittelyssä. Olemme tällä viikolla julkaisseet mm. Ajas Touchin asiakaskortin Toiminnot-valikossa erityiset GDPR-työkalut.

Pyydämme seuraamaan tiedotustamme.

Tutustu myös:

 

Pieni ominaisuuspäivitys

Julkaisimme 7.3 pienen päivityspaketin Ajas Touch -järjestelmään

  • Kaikilla tileillä näkyville käyttäjäprofiilisivun kuvan asettaminen
  • Laskupohjaa parannettu ja lisätty viivakoodi
  • Toimialakohtaisten ominaisuuksien rajausta tarkennettu. Huom, jos jokin olennainen ominaisuus katosi päivityksen yhteydessä, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme.
  • Kaikille Ajas Pro:n käyttäjille käyttöön tuotteiden ja varastojen hallinta, asiakkaan liitetiedostot sekä varastojen yhdistäminen
  • Parannettu mobiilitoimivuutta
  • Muutoksia lähetteisiin
  • Päivityksiä Kanta-toimintoihin ja potilaskertomuksiin

 

Ajas Touchiin uusia ominaisuuksia julkaistu

Ajas Touch sai uusia toimintoja. Näiden listattujen lisäksi olemme tehneet runsaasti pieniä parannuksia eri kohtiin.

Pikamaksut

Pikamaksamisen avulla voidaan suoraan suorittaa korttimaksu integroidun oletusmaksupäätteen avulla. Myös käteismaksu voidaan kirjata pikamerkintänä suoraan valitulle summalle ilman välivaiheita.

Kuitit

Kuitin voi tulostaa A4 tai 80mm muodossa. Meiltä saa myös kuittitulostimia, jotka osaavat avata automaattisesti kassalokeron kuitin tulostuksen yhteydessä.

Tiedostokoon kasvatus

Tiedostopalveluun lähetettävän tiedoston maksimikoko oli ennen 2 megatavua. Nyt palveluun voi lähettää 10 Mt kokoisen yksittäisen tiedoston. Jos tarvitsette suurempia tiedostoja, rajoitusta voidaan kasvattaa edelleen.

ICD10-haku

Potilastietomerkintöihin saa lisättyä ICD10-listauksesta koodeja.

Potilastietomerkinnän yhteenveto

Yhteenvetotoiminnon avulla potilaskirjaus voidaan listata yhtenä tekstiä sekä kopioida ja liittää esimerkiksi halutuille lomakkeille.

Siirtyminen pikaresepteihin

Kantaan kirjautunut käyttäjä voi nyt siirtyä kirjoittamaan eReseptiä suoraan asiakaskortilta löytyvän pikalinkin kautta. Tästä ei vielä kuvaa.

Lääkärin lomakkeet

Lisäsimme SV6-lomakkeen tulostuspainikkeen lääkärin toimialalle.

 

Yhteensopivuutta Asiakashallinta Desktop ohjelman kanssa parannettu

Työpöytäversiosta luotuja, kirjoitussuojattuja käyntejä ei ole aiemmin voinut muokata tai maksaa Ajas Touch -järjestelmässä. Nyt olemme parantaneet yhteensopivuutta ja lisänneet painikkeen, jolla kirjoitussuojauksen voi poistaa. Tämän jälkeen käynti muunnetaan Touchissa kelpaavaan muotoon.

Fysioterapeutin on nyt sopiva aika liittyä Kanta-arkistoon

KELA ei maksa jatkossa enää korvauksia fysioterapeuteille, jotka eivät ole liittyneet Kanta eArkistoon. Nyt onkin loistava hetki liittää yritys Kantaan. Niille asiakkaille jotka maksavat jo Fysion toimialamaksua, Kanta-liitynnästä koituva lisämaksu kuukaudessa saattaa olla vain muutamia euroja.

Ajas-järjestelmän kautta on liitetty Kanta-arkistoon jo nyt useita yrityksiä, jotka käyttävät Kantaa päivittäisessä työssään. Kanta on nyt siis useiden asiakkaidemme normaalissa käytössä ja käyttöönottoprosessit ovat helpottuneet sekä hioutuneet alun myötä huomattavasti paremmaksi. Olemme saaneet hinnankin painettua edulliseksi myös yhden henkilön yritysten näkökulmasta.

Ajas tukee Kanta-liityntää ja on Valviran hyväksymä järjestelmä. Kannattaa ottaa yhteyttä heti ja tilata Kanta, mikäli haluatte jatkossakin saada Kela-korvauksia sekä noudattaa toimialan lainsäädäntöä.

Ajas Asiakashallinnasta uusi selainpohjainen versio

Eneroc Oy täyttää tänä vuonna 10 vuotta. Samalla Ajas-tuoteperhe laajenee. Uusin tuotteemme on selainpohjainen versio Asiakashallinta-ohjelmasta, jonka myötä erillinen nettivarausten hallinta poistuu. Uusi selainpohjainen Ajas on suunniteltu mahdollisimman yksinkertaiseksi ja helppokäyttöiseksi. Harvemmin tarvittavia erikoistoimintoja on karsittu pois, mutta selainversio sisältää kuitenkin kaikki tärkeimmät perinteisen Asiakashallinta-ohjelman ominaisuudet.

Uudistuksen myötä käyttöön tulee myös Kanta-arkisto -liityntä.

Jatkossa voit käyttää Ajas-toimintoja perinteisestä työpöytäohjelmasta sekä selainpohjaisesta versiosta. Järjestelmät toimivat yhteen täydentäen toisiaan. Selainversio toimii sekä työpöytä, että mobiililaitteilla. Tuettu on kaikki yleisimmät selaimet, kuten Chrome, Firefox, IE, Opera ja Safari.

uusi_hallinta_varausnakyma